Mailkoordinator
Mailkoordinator und jede Mail weiss, wohin sie gehört.
Für Ingenieur-, Architektur- und Baubüros —
und jedes Unternehmen mit verschiedenen Projekten
Deine E-Mails räumen sich von selbst auf!
Der Mailkoordinator liest deinen Posteingang im Outlook, erkennt Projekt und Kategorie und legt jede E-Mail im richtigen Projektordner ab. Lernend, mit einem Klick bestätigt – und komplett auf deinem Rechner/Server. Keine fremde Cloud, keine fremden Server.
Läuft mit deinem bestehenden Outlook. Keine neue Oberfläche für die tägliche Mail-Arbeit.
Mailkoordinator ● Echte Software
Mit erfundenen Beispieldaten - echte Kundendaten verlassen nie deinen Rechner.
Unsere Spezialität
Was sonst niemand macht
Lokal
Keine Cloud, keine fremden Server. Eure Daten bleiben auf eurem Rechner, in eurer eigenen Infrastruktur.
startklar.
Kein SharePoint, keine Datenmigration, keine IT-Abteilung nötig – installiert und einsatzbereit am selben Tag.
treffsicherer
Mailkoordinator lernt aus jeder Korrektur automatisch dazu. Dein persönlicher Assistent - ganz ohne Zusatzaufwand.
Umstellung
Läuft direkt in eurem bestehenden Outlook. Keine Anpassungen in der Ordnerstruktur – einfach und selbsterklärend.
Der Alltag ohne Mailkoordinator
Vier Dinge, die jeden Tag Zeit kosten
Jede Mail von Hand in den richtigen Projektordner ziehen — für jedes Projekt, jeden Tag aufs Neue.
Spam, Newsletter und Zustellbenachrichtigungen füllen den Posteingang zusätzlich und machen ihn unübersichtlich.
Outlook-Regeln kennen Absender und Betreff — aber nicht, zu welchem Projekt eine Mail gehört oder wie man einen Newsletter abbestellt.
Zurück von der Baustelle weiss niemand mehr, wo die Mail von letzter Woche abgelegt wurde.
So funktioniert's
Der neue Alltag mit Mailkoordinator
Lokal einlesen
Mailkoordinator liest deinen Posteingang und Spam-Ordner direkt im Outlook — ohne Cloud-Umweg.
Erkennen
Eine lokale KI erkennt Projekt, Kategorie und ob überhaupt eine Aktion nötig ist. Auch Newsletter abbestellen ist möglich.
Bestätigen
Du bestätigst mit einem Klick das Vorgehen — oder korrigierst in zwei Schritten, wenn ein neues Projekt noch nicht eingelernt ist.
Ablegen & merken
Die E-Mail landet im richtigen Projektordner. Mit jeder Korrektur lernt Mailkoordinator für das nächste Mal.
Warum Mailkoordinator
E-Mails aufräumen kann jeder. Strukturiert ablegen nicht.
| Andere Anbieter wie | Unsere Software | ||
|---|---|---|---|
| Outlook-Regeln | Cloud-KI-Postfächer | Mailkoordinator | |
| Versteht, zu welchem Projekt eine Mail gehört | Nein | Nein | Ja |
| Legt direkt in eure Projektordner-Struktur ab | Nein | Nein | Ja |
| Lernt aus jeder Korrektur dazu | Nein | Teilweise | Ja |
| Mailinhalte bleiben auf eurem Rechner | Ja | Nein | Ja |
| Läuft in eurem bestehenden Outlook | Ja | Meistens | Ja |
| Kann Newsletter abstellen (sofern Abmeldelink vorhanden) | Nein | Teilweise | Ja |
Entwickelt in einem Ingenieurbüro, für die ganze Baubranche und darüber hinaus. Mailkoordinator ist aus dem echten Tagesgeschäft eines Schweizer Ingenieurbüros entstanden — gebaut, um die eigene Mailflut zu lösen, bevor es Architektur-, Bau- und Planungsbüros angeboten wurde. Im Grunde passt es für jedes Unternehmen, das viele Projekte mit viel E-Mail-Verkehr führt.
Preise
Ein Abo, das sich ab dem ersten Tag rechnet
Ab 2 Minuten Zeitersparnis pro Tag ist das Abo bereits amortisiert. Bei 10–15 Mails/Tag verdoppelt sich die Zeitersparnis je nach Ablagesystem. ✓
Solo
oder CHF 190.–/Jahr (2 Monate geschenkt)
1 Postfach
Auch als Einzelperson voller Funktionsumfang, keine Mindest-Teamgrösse.
- 1 Postfach
- Automatische Projekt-Ablage
- Lernt Firmen-Rubrik-Zuordnungen
- Lernt Werbe- und Spam-Zuordnungen je Mitarbeiter
- E-Mail-Support
Team
oder CHF 150.–/Nutzer/Jahr (2 Monate geschenkt)
2–15 Postfächer
Eine Firmenkonfiguration fürs ganze Team, trotzdem individuell für jede Person.
- Mehrere Postfächer, eine Firmenkonfiguration
- Gemeinsam gelernte Firma-Rubrik-Zuordnungen
- Lernt Werbe- und Spam-Zuordnungen je Mitarbeiter
- Eigene lokale Datenbank & Lernhistorie pro Mitarbeitendem
- E-Mail-Support
Enterprise
Ab 16 Postfächern oder mehreren Standorten
Für die ganz Grossen haben wir flexible Lösungen.
- Kickoff-Besprechung vor Ort oder per Remote-Termin
- Anpassung an eure Ordnerstruktur
- Mehrere Standorte
- Individuelle Wünsche
- Priorisierter Support
- Persönlicher Ansprechpartner
Häufige Fragen
Was Unternehmer uns am häufigsten fragen
Verlassen meine E-Mails wirklich nie meinen Computer?
Ja. Die KI läuft komplett lokal auf deinem PC (über Ollama) – es gibt keinen Cloud-Dienst, an den Mail-Inhalte geschickt werden. Du kannst das auch selbst prüfen: Mailkoordinator funktioniert genauso, wenn du das Internet trennst.
Mit welchem Outlook funktioniert das?
Mit dem klassischen Outlook-Desktop-Programm unter Windows. Das neue, browserbasierte "Outlook (neu)" bzw. Outlook Web wird aktuell nicht unterstützt.
Ich organisiere meine Mails schon selbst – wird das durcheinandergebracht?
Nein. Mailkoordinator schlägt jede Ablage nur vor – nichts wird ohne deine Bestätigung verschoben, gelöscht oder abgemeldet. Falsch abgelegt? Ein Klick auf "Rückgängig" macht die letzte Aktion sofort wieder rückgängig.
Wie aufwändig ist die Einrichtung für mich?
Du musst nichts auf eigene Faust technisch einrichten. Wir übernehmen die Ersteinrichtung gemeinsam mit dir – melde dich einfach über "Zugang anfragen".
Brauche ich eine Kreditkarte für den 14-tägigen Test?
Nein. Der Test läuft 14 Tage kostenlos, ganz ohne Zahlungsangabe.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen zum Ende der Abrechnungsperiode – Details in den AGB.
Für welche Branchen ist Mailkoordinator gedacht?
Entwickelt in einem Ingenieurbüro, darum besonders stark für Ingenieur-, Architektur- und Baubüros – funktioniert aber für jedes Unternehmen, das viele Projekte mit viel E-Mail-Verkehr führt.
Was, wenn ich mehrere Mitarbeitende anmelden will?
Der Team-Tarif deckt 2–15 Postfächer ab, mit gemeinsam gelernten Firma-Rubrik-Zuordnungen und individueller Werbe-/Spam-Erkennung je Mitarbeitendem. Für grössere Teams oder mehrere Standorte gibt es Enterprise auf Anfrage.
Bereit, nie wieder E-Mails manuell abzulegen?
14 Tage kostenlos testen, mit deinem eigenen Postfach. Kein Cloud-Setup, keine Kreditkarte für den Test nötig.
14 Tage kostenlos testen →